Política de privacidad y Política de Tratamiento de datos personales

Generalidades

AFIANZATECH S.A.S., en adelante “AFIANZATECH”, sociedad comercial con NIT. 901.635.128-8, reconoce la importancia y el compromiso de proteger y asegurar la privacidad y confidencialidad de la información de carácter personal que, como consecuencia del desarrollo de sus actividades, obtiene de cada uno de sus grupos de interés con los cuales llegue a tener relación, por lo que, en cumplimiento de las disposiciones aplicables, adopta e implementa la presente política de tratamiento de datos personales.

La presente política se define de conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suprimir las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como el derecho a la información; por tanto, AFIANZATECH teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje AFIANZATECH. El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, AFIANZATECH acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, proveedores, empleados y otros con que interactúa.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de AFIANZATECH de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, AFIANZATECH ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, proveedores, empleados y otros con que interactúa.

Objetivo

Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores y empleados de quienes AFIANZATECH ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Así mismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

La presente política de tratamiento de información personal tiene como propósito establecer los parámetros generales para la gestión, manejo, uso y protección de los datos de carácter personal registrados en cualquier base de datos de responsabilidad de AFIANZATECH, que hubieren sido recolectados, tratados o almacenados en virtud del desarrollo de sus actividades, bien sea como responsable o encargado del tratamiento. Lo anterior dando cumplimiento al artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas aplicables. AFIANZATECH, en su calidad de responsable y encargado del tratamiento de información personal, se encuentra comprometido con el cumplimiento de la normatividad referida y, en consecuencia, promoverá el respeto de los principios y normas sobre protección de datos personales por parte de sus funcionarios, contratistas y encargados.

Identificación del Responsable

El principal objeto social de AFIANZATECH es otorgar, ofrecer y promover garantías y servicios financieros afines, tanto a personas naturales como a las micro, pequeñas y medianas empresas, facilitándoles el acceso al crédito y contribuyendo al desarrollo económico del país. A través de la presente política se permite informar que sus datos de identificación son:

Razón social: AFIANZATECH
NIT: 901.635.128-8
A continuación, se señala la información de contacto de AFIANZATECH:
Dirección: Molivento de las villas 1 manzana 7 oficina 12 Dosquebradas – Risaralda.
Teléfono: 323 904 3424
Correo electrónico: info@afiantec.com
Sitio web: www.afiantec.com

Definiciones

Para los efectos de la presente política, se tienen como definiciones:

Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para AFIANZATECH serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, aspirantes, proveedores, accionistas, administradores, visitantes y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento, ya sea directa o indirectamente.

Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Autorización: Consentimiento que, de manera previa, expresa e informada emite el Titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Consulta: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Dato personal: Información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: es el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el Titular.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Oficial de protección de datos: Persona(s) que han sido designada(s) internamente por AFIANZATECH para ejercer de manera formal la función de coordinar y controlar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares formulen.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

Transferencia: Envío de datos personales que realiza el Responsable o Encargado desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional). Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Principios que Orientan el Tratamiento de Datos Personales

En el desarrollo, interpretación y aplicación del Tratamiento de Datos Personales por parte de AFIANZATECH, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales por parte de AFIANZATECH es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la presente política y en la Constitución, la ley y las decisiones judiciales adoptadas por el Estado Colombiano.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de AFIANZATECH debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de AFIANZATECH, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por AFIANZATECH, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

Deberes de AFIANZATECH como responsable o encargado del tratamiento

AFIANZATECH, en cumplimiento a los principios y lineamientos legales para el tratamiento de datos personales, informa a los titulares y terceros interesados que durante el tratamiento de datos personales se dará cumplimiento a los deberes reglamentados en los Artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando no sea posible poner a disposición del titular la Política de Tratamiento de la Información, AFIANZATECH informará por medio de un Aviso de Privacidad, sobre la existencia de dicha política.

AFIANZATECH reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de estos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, proveedores, y empleados en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios pueden ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través de los sitios web de AFIANZATECH, entre otros.
La compañía debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
La compañía debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener la página web AFIANZATECH, la Línea de Servicio al Cliente y las oficinas de AFIANZATECH
La compañía, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.
La compañía deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de estos le reporten novedades o solicitudes.
La compañía podrá contactar a los Titulares por email, teléfono fijo o celular, mensaje de texto, WhatsApp u otro medio que se llegue a habilitar.

Datos personales objeto de tratamiento

AFIANZATECH trata principalmente información personal categorizada en:

• Datos de identificación

• Datos de ubicación

• Datos de contenido socioeconómico

• Datos de contenido sociodemográfico

AFIANZATECH podrá solicitar información adicional (sensible), la cual podrá ser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria, siempre aclarando su carácter facultativo.

Finalidades del tratamiento de datos

A continuación, se relacionan las principales finalidades del tratamiento de datos personales que realiza AFIANZATECH:

Clientes y/o usuarios

Gestionar el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
Establecer, mantener y/o terminar una relación contractual.
Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.
Informar acerca de cambios, ajustes o modificaciones del producto contratado.
Verificar la identidad del titular para el ofrecimiento, prestación, administración y promoción de productos y servicios, nuevos y existentes, a través de cualquier medio o canal, de acuerdo con su perfil y avances tecnológicos.
Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales propias de AFIANZATECH o de terceros.
Compartir, ceder o negociar la información del cliente a diversos actores del mercado, bajo estándares legales.
Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
Conocer el comportamiento financiero, comercial, crediticio y el cumplimiento de las obligaciones legales de sus clientes (beneficiarios y afianzados).
Realizar estudios de seguridad para la prevención del lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción y otras actividades ilegales.
Realizar y organizar actividades comerciales, promocionales y de mercadeo, de productos y servicios tanto propios como de terceros, directamente o a través de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, mensaje de WhatsApp, correo electrónico y cualquier red social de integración o mensajería instantánea.
Suministrar la información a terceros con los cuales AFIANZATECH tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
Proveer reportes de información a las autoridades competentes.
Conocer y consultar el comportamiento financiero, comercial y crediticio, así como el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) o las que en el futuro llegue a celebrar el cliente con entidades financieras o comerciales, con cualquier agente del mercado financiero, operador de información incluidos centrales de riesgo, administrador de bases de datos o cualquier otra entidad y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores actividades.
Informar y reportar a las centrales de información el comportamiento de pago de las obligaciones crediticias, o de los deberes legales de contenido patrimonial respecto a todas las operaciones que, bajo cualquier modalidad, se haya celebrado o llegue a celebrar con AFIANZATECH o quien represente sus derechos o con quien en el futuro ostente la calidad de acreedor.
Notificar al titular previo al reporte negativo a centrales de información por medio de llamadas telefónicas, mensajes de texto, mensaje de WhatsApp, correo electrónico o cualquier otro canal, conforme a lo dispuesto por el artículo 12 de la Ley 1266 de 2008.
Conocer información del titular del dato que se encuentre almacenada en centrales de información crediticia o en operadores de bancos de datos sobre información financiera, crediticia y comercial a la que se refiere la Ley 1266 de 2008, buscando conocer su desempeño como deudor, capacidad de pago o para valorar el riesgo.
Suministrar a las centrales de información, los datos relativos a los servicios de fianza, así como a otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras y socioeconómicas en general.
Gestionar y llevar a cabo labores de gestión de cobranza y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal efecto.
Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado y financiera, incluyendo contactar al cliente para estos fines.
Verificar transacciones, incluyendo, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros, siempre y cuando sea necesario y autorizado por el Titular.
Realizar encuestas de satisfacción concerniente a la gestión de recuperación de cartera y a los servicios prestados por AFIANZATECH, en las cuales se podrá realizar la actualización de datos personales.
Actualizar los datos de los titulares de la información con contenido sociodemográfico y socioeconómico, con el fin de generar datos estadísticos para ofrecer productos y servicios acorde a los resultados. Estas encuestas podrán realizarse por medio de llamadas telefónicas, mensajes de texto, mensaje de WhatsApp, correo electrónico o cualquier otro canal tecnológico.
Consultar la información del titular del dato que repose en bases de datos de entidades públicas o privadas, incluidas multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales, o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
Almacenar los datos que deja el usuario en las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Recursos para dar solución efectiva a los requerimientos.
Realizar el registro, manejo, tratamiento y negociación de inversiones de títulos o valores que conforman el portafolio de inversión de AFIANZATECH.
Proporcionar, actualizar y facilitar el tratamiento de los productos, servicios y demás relaciones que tuvo, tiene o tendrá el Titular y AFIANZATECH.

Aspirantes y colaboradores

AFIANZATECH recolecta la información de los aspirantes a las vacantes que se presentan dentro de la entidad, para realizar el proceso de selección, evaluación de ingreso y posterior vinculación.

La información personal de los colaboradores de AFIANZATECH es tratada con la finalidad de gestionar en debida forma la relación laboral existente, entre ellas:

Ejecutar el proceso de selección de personal junto con los procedimientos señalados para el efecto y de ser el caso, el proceso de contratación y demás trámites administrativos requeridos para la vinculación con AFIANZATECH. Los candidatos que envían voluntariamente su hoja de vida, que contiene datos personales, facultan a AFIANZATECH para el tratamiento de los mismos.
Cumplir con las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador y a las actividades propias de su objeto social, las cuales pueden ser realizadas por AFIANZATECH o por terceros, con los que se compartirá la información para los fines relacionados en el objeto del contrato.
Efectuar análisis e investigaciones estadísticas, de riesgos, de mercado y financiera.
Publicar información tales como fotos, videos etc., de los colaboradores y demás personas que asistan a los eventos realizados al interior de AFIANZATECH a través de las aplicaciones de social media designadas para tal fin.
Almacenar sus datos personales en la Base de datos de Talento Humano.
Realizar de manera periódica la actualización a los datos personales de los trabajadores mediante jornadas de actualización de la información.
Realizar las actividades y funciones propias para la gestión adecuada del talento humano de AFIANZATECH.
Realizar la afiliación del colaborador y sus beneficiarios a las entidades que integran el Sistema General de Seguridad Social.
Realizar los pagos correspondientes de salarios, seguridad y prestaciones sociales de los colaboradores.
Promover y brindar el acceso a los beneficios brindados por AFIANZATECH a sus colaboradores y sus familiares.
Acceso y autorización de los beneficios establecidos por AFIANZATECH, según los requisitos definidos en cada caso.
Ofrecer programas de formación y capacitación a sus colaboradores.
Cumplir con los requerimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo establecidos por el Decreto 1072 de 2015.
Llevar a cabo el proceso laboral disciplinario de AFIANZATECH establecido para sus colaboradores.
Compartir los datos personales de sus colaboradores con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras cuando la solicitud sea de carácter legal, procesal y/o tributario.
Realizar la grabación y monitoreo de las personas que ingresan a las instalaciones de AFIANZATECH con el fin de garantizar la seguridad de estas. A su vez las grabaciones podrán ser utilizadas por AFIANZATECH como material probatorio en el marco de los procesos disciplinarios laborales, reportes de accidentes laborales a la Administradora de Riesgos Laborales, reporte de conductas ilícitas a las autoridades competentes, entre otros.
Consultar los datos de sus colaboradores en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Administración y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SAGRLAFT.
Contactar a sus colaboradores a través de los datos personales suministrados a Talento Humano, por medio de llamadas telefónicas, mensaje de WhatsApp y correo electrónico, dentro del horario laboral.
Para el caso de los excolaboradores, AFIANZATECH conservará una vez finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria y que se requiera para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse de la relación laboral, conforme a la normatividad vigente, o de los servicios que en virtud de la relación puedan llegar a prestarse.

Proveedores

Ejecutar el proceso de selección de proveedores junto con los procedimientos señalados para el efecto y, de ser el caso, el proceso de contratación y demás trámites administrativos requeridos para la vinculación con AFIANZATECH.
Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus colaboradores.
AFIANZATECH podrá solicitar al proveedor toda la información, bien sea de la persona natural o jurídica, según sea el caso, entendiendo que también es posible, que se solicite la información de los colaboradores del proveedor que cumplan alguna función o que en relación a la labor que desempeñan, requieran acceso a los aplicativos, sistemas, instalaciones y otros de AFIANZATECH.
Efectuar el proceso de vinculación del proveedor con AFIANZATECH, en cumplimiento de las políticas internas establecidas para ese fin.
Revisar y evaluar los resultados del proveedor.
Realizar análisis e investigaciones de riesgos, de mercado, comerciales, financiera y estadística de acuerdo los resultados del proveedor.
Ofrecer y prestar servicios o productos a través de cualquier medio o canal conforme a los avances tecnológicos.

Accionistas

La información y los datos personales que recolecta y actualiza AFIANZATECH de sus accionistas, serán tratados, consultados, modificados y procesados con las siguientes finalidades:

Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.
Cumplir con las obligaciones y derechos derivados de su calidad de accionista.
Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.
Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.
Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.

Los terceros que por razón de sus funciones deban acceder a la información estarán igualmente sujetos a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información y protección de datos personales a los que está sujeto AFIANZATECH

Vigilancia, seguridad e ingreso a las instalaciones de AFIANZATECH

AFIANZATECH podrá utilizar diversos medios de videovigilancia en diferentes sitios internos y externos de su domicilio. Por ese motivo, se informa la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia que contendrán como mínimo la información sobre el responsable del tratamiento y sus datos de contacto, la finalidad del tratamiento y los derechos del titular, así como el sitio de consulta de la política de tratamiento de la información. Dichos anuncios serán ubicados de manera estratégica para su fácil identificación.

El sistema es utilizado para velar por la seguridad de las instalaciones y las personas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.

El sistema de videovigilancia no inspecciona áreas en la que la intimidad del titular prime. A continuación, se enlista las finalidades del tratamiento de datos:

Identificar y controlar el acceso de las personas a las diferentes sedes.
Mantener la seguridad y control de accesos a los edificios.
Contar con información de cada uno de los colaboradores y de los visitantes que ingresen a los edificios de AFIANZATECH o demás instalaciones de la organización.
Mantener la seguridad de los visitantes y colaboradores a través de la captura de imágenes por las cámaras de videovigilancia de AFIANZATECH.
Cuando las fotografías no permitan identificar con claridad a los participantes, no será necesario recolectar autorización alguna.

Sin perjuicio de lo anterior, se entiende por aceptada cualquier otra finalidad adicional que permita desarrollar las funciones propias de AFIANZATECH, sea conexa con alguna de las aquí indicadas y que se armonice con la legislación vigente y de la intimidad del titular.

Autorizaciones

En cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y del Decreto reglamentario 1377 de 2013 que desarrollan el derecho de habeas data, AFIANZATECH en calidad de responsable del tratamiento, solicitará la autorización de manera que el Titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales, con el fin de reportar, recopilar, almacenar, archivar, copiar, analizar, usar, intercambiar, compartir y consultar los datos con las finalidades expuestas en el numeral 10 del presente documento.

Dicha autorización del Titular podrá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, entre ellas, la comunicación escrita, verbal, correo electrónico, mensaje de texto y cualquier otro medio tecnológico, así mismo por medio de conductas inequívocas, las cuales permitan concluir de manera razonable que este entregó su consentimiento para el tratamiento de su información.

AFIANZATECH conservará prueba de las autorizaciones entregadas por los titulares garantizando y respetando los principios de veracidad, privacidad y confidencialidad de la información, y dará un trato especial, cuando se trate de datos sensibles, los cuales son suministrados por voluntad del Titular; y los datos de niños, niñas y adolescentes, velando por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

AFIANZATECH informa que en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requerirá autorización del Titular en los siguientes casos:

Cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
En caso de hacer tratamiento de datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Para el tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Cuando se trata de datos relacionados con el Registro Civil.

Derechos de los titulares de la información

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente AFIANZATECH:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AFIANZATECH, en su condición de responsable del tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a AFIANZATECH, en su condición de Responsable del Tratamiento.
Ser informado por AFIANZATECH, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

El ejercicio de los derechos anteriormente mencionados, podrá ejercerse por las siguientes personas, en cumplimiento de lo establecido por el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:

Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar dicha calidad a través de un medio idóneo.
Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro, cuando medie el respetivo poder.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

De acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con la ley, respetando los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.

Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.
Responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes será optativo.

Todo responsable y encargado involucrado en el Tratamiento de los Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

Igualmente, dentro de las actividades que ejecuta AFIANZATECH podrá recolectar en eventos imágenes de Niños, Niñas y Adolescentes, y su tratamiento garantizará lo siguiente:

Recaudar la autorización de los padres o representantes legales de ellos teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, informándoles sobre la finalidad y el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales, así como los derechos que les asisten.
Garantizar la seguridad y reserva de los datos personales de los menores de edad.

Medios y acciones para el ejercicio de los derechos

AFIANZATECH cumpliendo con lo reglamentado por la Ley 1581 de 2012 pone en conocimiento el procedimiento para realizar las consultas y reclamos a los usuarios de la siguiente manera:

a) Consultas:

Los titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, por lo que AFIANZATECH como responsable del tratamiento, suministrará a éstos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

AFIANZATECH garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas y reclamos administrado por los funcionarios de AFIANZATECH dispuestos para la atención de las solicitudes externas.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de esta.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) Reclamos:

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de este. AFIANZATECH podrá prorrogar este término en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.

Conforme a lo dispuesto por el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015, en el evento en que AFIANZATECH no sea la entidad competente para resolver el reclamo, queja o petición presentada, se dará traslado a quien corresponda, dentro de un término no superior a cinco (5) días hábiles y se le informará de dicha situación al interesado.

Para el caso de reportes en operadores de información, una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido y se ajustará a los procedimientos internos.

En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, AFIANZATECH entenderá que ha desistido del reclamo.

Requisitos mínimos para que proceda el reclamo:

Debe contener el número de identificación y el nombre del reclamante.
Exponer de forma clara cada uno de los hechos que dieron lugar a la reclamación y anexar las pruebas que pretenda hacer valer.
En el caso de un tercero, deberá adjuntar el poder que le fue conferido para tal fin.
Indicar la dirección física o electrónica por medio de la cual se deba notificar la respuesta al reclamo.

Supresión de la información

El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitarle a AFIANZATECH la supresión de la información. Sin embargo, esta no procederá cuando el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra AFIANZATECH.

Revocatoria de la autorización

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos, siempre y cuando no tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra AFIANZATECH.

Las consultas y reclamaciones presentadas, serán tramitadas de acuerdo con los procesos y procedimientos internos.

c) Canales de atención.

Correo electrónico: info@afiantec.com

Persona o grupo responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos y denuncias.

El Área encargada de atender las Consultas y Reclamos sobre el tratamiento de datos personales, es el área de Servicio al cliente a través del correo electrónico info@afiantec.com de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:00 p.m.

Transferencia y transmisión de datos

AFIANZATECH en calidad de responsable de la información personal de los titulares que se encuentre almacenada en sus bases de datos, podrá efectuar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos, empleando las normas de seguridad necesarias y velando por la protección de la información objeto de dicha actividad; comprometiéndose además, con la verificación de los estándares de protección y seguridad del país receptor de la información, suscribiendo los documentos jurídicos que garanticen la protección de dichos datos.

Así mismo, seguirá cada uno de los lineamientos fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de transferencia y transmisión nacional o internacional de datos personales, los cuales no podrán ser inferiores a los que la Ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios.

Casos en los cuales AFIANZATECH no requiere autorización para el tratamiento de los datos que tenga en su poder

Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad Pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Cuando se trate de datos de naturaleza Pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobada.
En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

A quienes se les puede entregar información por parte de AFIANZATECH sin necesidad de contar con autorización de los titulares de los datos

A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a AFIANZATECH
A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a AFIANZATECH.

Ley aplicable

Bajo todos sus efectos e interpretaciones, estas políticas serán interpretadas bajo la legislación de la República de Colombia.

Cambios y modificaciones

Los cambios y modificaciones de orden sustancial que se incorporen en la presente política con posterioridad a su entrada en vigor, serán comunicados al titular con diez (10) días de anticipación a la implementación de las variaciones. La notificación sobre las modificaciones que serán efectuadas podrá remitirse por los medios de comunicación idónea, tales como: correos electrónicos o en las instalaciones físicas de AFIANZATECH o en el sitio web.

Vigencia de la base de datos

Las bases de datos que almacenen información de titulares que posean relaciones contractuales o deban permanecer por virtud de Ley, se mantendrán vigentes hasta que finalice la necesidad del tratamiento o mientras no se solicite su supresión por el interesado. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que le asisten al Titular.

Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 30 de septiembre de 2022.

Políticas De Seguridad Informática

Para AFIANZATECH es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Así mismo, se permite informar que internamente la compañía ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

Políticas en la Infraestructura tecnológica (Sistema de prevención de intrusos (IPS), Firewalls, correo seguro, control de contenido y antivirus).
Diferentes métodos de autenticación en los sistemas de la compañía.
Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores de la organización.
Políticas de implementación tecnológica que respalda la información contenida en las distintas bases de datos.
Datos resguardados en bases de datos hosteados en la nube con respaldos entre diferentes servidores.
Servidores en la nube para evitar desastres naturales.
Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros.
Cláusula de confidencialidad en los contratos laborales de empleados
En todos los eventos que se realizan, en los cuales se captura información del cliente se incluye el párrafo de Habeas data, con sus respectivas implicaciones.